Khi nào nên nâng cấp từ hot desk lên văn phòng

Bạn nên cân nhắc nâng cấp khi hot desk không còn giúp bạn làm việc hiệu quả theo từng ngày. Dấu hiệu lớn nhất thường là tiếng ồn, thiếu riêng tư, khó tìm chỗ ngồi và tốn quá nhiều thời gian cho việc sắp xếp lẫn dọn đi mỗi ngày.

Văn phòng riêng có giá cao hơn hot desk, nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm ma sát trong công việc. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, văn phòng riêng và hot desk phục vụ những nhu cầu khác nhau, ngay cả khi cùng nằm trong một tòa nhà.

Nếu bạn thường xuyên nghe/thuộc các cuộc gọi, xử lý thông tin khách hàng nhạy cảm, hoặc cần một không gian chuyên nghiệp để tổ chức cuộc họp, khu vực mở dùng chung có thể bắt đầu trở nên bị giới hạn. Điều này cũng đúng nếu bạn cần để sẵn thiết bị tại chỗ, sử dụng màn hình thứ hai mỗi ngày, hoặc muốn giữ hồ sơ được an toàn.

Quy mô nhóm cũng rất quan trọng. Khi hai người trở lên cần ngồi cùng nhau thường xuyên, lên lịch phối hợp và trao đổi công việc mà không làm phiền người khác, văn phòng thường sẽ là lựa chọn dễ sắp xếp hơn. Nếu bạn đang phát triển, đây cũng là thời điểm phù hợp để tìm hiểu nâng cấp từ hot desk lên văn phòng.

Một dấu hiệu khác là sự ổn định. Nếu bạn cứ phải đến sớm chỉ để giành chỗ ngồi tốt, hoặc bạn thấy mình bị phân tâm vì môi trường thay đổi, có thể bạn đã vượt qua giai đoạn “linh hoạt” mà hot desking ban đầu mang lại.

Hãy bắt đầu từ cách bạn thực sự làm việc, chứ không phải chỉ từ việc lựa chọn nào nghe “chuyên nghiệp” hơn. Tự hỏi mỗi tuần bạn thực hiện bao nhiêu cuộc gọi riêng, liệu khách có đến thăm không, nhóm của bạn có cần gặp nhau thường xuyên không và thiết bị nào bắt buộc phải để cố định tại chỗ.

Sau đó, nhìn toàn cảnh theo tháng. Giá thuê văn phòng riêng thường dao động từ vài trăm đến vài nghìn đô la mỗi tháng, tùy theo thành phố, tòa nhà, quy mô văn phòng và đơn vị vận hành. Các tiện ích, quyền sử dụng phòng họp, internet, dịch vụ nhận thư, và khung giờ ra vào có thể làm thay đổi giá trị thực tế, vì vậy hãy xác nhận tất cả điều khoản bằng văn bản trước khi quyết định.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn thực tế, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí. Flexly giúp bạn so sánh không gian, nhưng bạn sẽ tự chọn nơi cần đi tham quan và quyết định có ký hợp đồng hay không.

Những lý do phổ biến khiến mọi người chuyển từ hot desk sang văn phòng:

Nâng cấp không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc cam kết dài hạn hoặc thuê một không gian thật lớn. Ở nhiều tòa nhà, bạn có thể chuyển sang một văn phòng nhỏ cho 1 người hoặc một phòng gọn cho nhóm nhỏ, rồi mở rộng sau nếu cần.

Vì vậy, tốt nhất là so sánh các lựa chọn linh hoạt cạnh nhau trước khi đưa ra quyết định. Một lần ghép miễn phí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách lọc ra những không gian phù hợp với phong cách làm việc, mức ngân sách và nhu cầu vị trí của bạn.