Chi phí văn phòng linh hoạt tại Mỹ

Đây là khoảng giá điển hình, không phải báo giá. Giá thực tế tùy thuộc vào thành phố, khu vực, tòa nhà, đơn vị vận hành, các tiện ích đi kèm, thời hạn hợp đồng và tình trạng sẵn chỗ hiện tại.

Trước khi quyết định, hãy luôn yêu cầu giá đầy đủ bằng văn bản. Nếu bạn muốn được giúp so sánh các lựa chọn, Flexly có thể kết nối bạn với các chỗ làm việc miễn phí qua get matched.

Hot desk là chỗ ngồi dùng chung. Bạn chọn một chỗ trống khi đến. Thường đây là lựa chọn rẻ nhất theo tháng, nhưng bạn không có chỗ ngồi cố định được giữ riêng. Nếu bạn đang cân nhắc giữa chỗ ngồi linh hoạt và thiết lập cố định, xem hot desk vs dedicated desk.

Dedicated desk cho bạn một chỗ ngồi của riêng mình và được giữ ổn định. Thường sẽ có kèm tủ hồ sơ có thể khóa hoặc thêm dung lượng lưu trữ, nhưng bố cục cụ thể có thể khác nhau tùy nơi.

Văn phòng riêng có giá cao hơn vì bạn có không gian khép kín và mức độ riêng tư nhiều hơn. Văn phòng nhỏ thường được định giá phù hợp cho người làm một mình hoặc nhóm nhỏ. Văn phòng cho nhóm hoặc suite thường đắt hơn vì dùng nhiều diện tích hơn và có thể kèm thêm đồ nội thất, lựa chọn thương hiệu, hoặc quyền truy cập cho nhiều thành viên.

Văn phòng ảo thường bao gồm địa chỉ kinh doanh và một phần việc xử lý thư. Việc được dùng phòng họp, dịch vụ lễ tân trực tiếp và chuyển tiếp thư có thể tính thêm phí. Phòng họp thường được tính theo giờ, nửa ngày hoặc cả ngày, và có thể tăng nhanh đối với phòng lớn, tòa nhà hạng sang hoặc nếu cần hỗ trợ AV (thiết bị âm thanh/ hình ảnh) tốt.

Thành phố và khu vực rất quan trọng. Một hot desk ở khu trung tâm của các thành phố lớn thường sẽ đắt hơn so với ở thành phố nhỏ hơn hoặc ngoài khu thương mại trung tâm. Điều này cũng đúng với văn phòng riêng và phòng họp.

Chất lượng tòa nhà và tiện ích cũng làm thay đổi giá. Tòa nhà mới, nội thất cao cấp, cách âm tốt hơn, có thể vào 24/7, nhân sự tại chỗ, phòng gym, phòng tắm vòi sen, không gian sự kiện và bếp tiện nghi hơn đều có thể làm tăng mức giá theo tháng.

Số lượng thứ được bao gồm cũng quan trọng. Một số đơn vị gộp mạng internet, cà phê, in ấn, gói tín dụng phòng họp, xử lý thư và quyền truy cập cho khách vào giá theo tháng. Những nơi khác lại tính riêng từng khoản. Mức giá cơ bản thấp hơn chưa chắc đã là tổng chi phí thấp hơn.

Nhu cầu và tình trạng sẵn có có thể ảnh hưởng đến giá. Ở các khu đông đúc hoặc tòa nhà được nhiều người chọn, các văn phòng tốt có thể đắt hơn hoặc ít được giảm giá hơn.

Thời hạn ngắn có thể linh hoạt, nhưng thường tốn hơn mỗi tháng. Gói theo tháng (month-to-month) thường có mức giá cao hơn so với cam kết dài hạn. Một số không gian có thể đưa ra giá tốt hơn nếu bạn cam kết nhiều tháng, nhưng điều khoản cụ thể sẽ khác nhau.

Nhiều đơn vị cũng yêu cầu tiền đặt cọc an ninh (security deposit), phí kích hoạt (activation fee), phí thẻ ra vào (keycard fee) hoặc phí thiết lập một lần (one-time setup charge). Với văn phòng riêng, tiền đặt cọc thường cao hơn so với hot desk hoặc văn phòng ảo. Hãy hỏi rõ khoản nào được hoàn lại, khoản nào không, và khi nào tiền đặt cọc được trả lại.

Trước khi ký, bạn nên xem kỹ điều khoản hợp đồng. Chú ý thời gian báo trước, điều khoản gia hạn, quy định về khách, giới hạn phòng họp, phí xử lý thư, phí vệ sinh và điều gì xảy ra nếu đội của bạn tăng hoặc giảm. Các hướng dẫn của chúng tôi về coworking costs explained và workspace contract terms có thể giúp bạn biết cần hỏi những gì.

Đừng chỉ so sánh dựa vào con số “giá theo tháng” được quảng cáo. Hãy hỏi tổng chi phí theo tháng (all-in monthly cost) dựa trên cách bạn thực sự làm việc. Nghĩa là cần kiểm tra thuế hoặc phí, chất lượng internet, tín dụng phòng họp, giới hạn in ấn, xử lý thư, quyền truy cập khách, chỗ đậu xe và quyền truy cập ngoài giờ.

Ví dụ, một gói có vẻ rẻ hơn có thể trở nên đắt nếu bạn cần phòng họp thường xuyên hoặc cần dịch vụ thư tín doanh nghiệp. Ngược lại, mức giá theo tháng cao hơn có thể đáng tiền nếu nó bao gồm những thứ bạn đã cần.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc loại setup phù hợp với ngân sách, hãy thử workspace type quiz hoặc để Flexly giúp bạn so sánh các lựa chọn qua get matched.

Trước khi ký bất cứ thứ gì, hãy yêu cầu bản phân tích đầy đủ bằng văn bản. Bạn cần biết không chỉ mức giá theo tháng, mà còn tổng chi phí thực tế và các quy định đi kèm.

Điều này càng quan trọng hơn đối với văn phòng riêng, dịch vụ văn phòng ảo và phòng họp, vì các dịch vụ được bao gồm có thể khác nhau rất nhiều giữa các đơn vị.