Chi phí thuê coworking và văn phòng linh hoạt

Phần lớn giá thuê coworking và văn phòng linh hoạt rơi vào vài nhóm phổ biến. Ở nhiều thị trường tại Mỹ, vé theo ngày thường bắt đầu khoảng $20 đến $60 mỗi ngày, bàn ngồi dùng chung (hot desk) thường dao động khoảng $100 đến $400 mỗi tháng, bàn ngồi cố định (dedicated desk) thường khoảng $250 đến $700 mỗi tháng, văn phòng riêng thường bắt đầu khoảng $500 đến $1,500 hoặc hơn mỗi người mỗi tháng, và văn phòng ảo (virtual office) thường khoảng $50 đến $200 mỗi tháng. Đây chỉ là các mức khoảng phổ biến và sẽ thay đổi tùy theo thành phố, tòa nhà, đơn vị vận hành và các dịch vụ được bao gồm.

Các thành phố lớn và tòa nhà hạng cao thường có giá cao hơn. Thị trường nhỏ hơn, tòa nhà cũ hơn và setup cơ bản hơn thường rẻ hơn. Nếu bạn chưa chắc lựa chọn nào phù hợp với ngân sách và cách làm việc, hãy so sánh hot desk, private office và virtual offices trước khi đi tham quan.

Cách tốt nhất để tránh nhầm lẫn là yêu cầu tổng chi phí theo tháng bằng văn bản đầy đủ, bao gồm các khoản phí, tiền đặt cọc, thuế (nếu có), phí phòng họp, dịch vụ nhận thư và mọi chi phí thiết lập. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn thật, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí.

Một hot desk (bàn ngồi dùng chung) thường là lựa chọn rẻ nhất theo tháng nếu bạn muốn được sử dụng chỗ làm trong không gian dùng chung một cách thường xuyên nhưng không cần phải ngồi đúng một chỗ mỗi ngày. Giá thường phụ thuộc vào giờ được truy cập, số lượng địa điểm bạn có thể sử dụng và liệu các tiện ích như phòng điện thoại hoặc tín dụng phòng họp có được bao gồm hay không.

Một dedicated desk (bàn ngồi cố định) có giá cao hơn vì bạn có sẵn một chỗ làm được giữ riêng. Điều này phù hợp nếu bạn dùng thêm nhiều màn hình, để thiết bị tại chỗ hoặc muốn sự ổn định hơn. Một private office (văn phòng riêng) còn đắt hơn, nhưng sẽ có phòng có thể khóa cho cả đội, mức độ riêng tư cao hơn và thường kiểm soát tiếng ồn tốt hơn. Một số văn phòng được tính theo phòng, trong khi những nơi khác tính theo người hoặc theo quy mô đội.

Văn phòng ảo (virtual office) thì khác. Bạn đang trả tiền cho địa chỉ doanh nghiệp và đôi khi kèm theo dịch vụ nhận thư, hỗ trợ lễ tân hoặc quyền truy cập phòng họp. Đây không phải là một chỗ làm đầy đủ hoạt động theo lịch 100% như văn phòng thật. Nếu bạn cần bảng so sánh rõ ràng hơn, hãy xem các lựa chọn dedicated desk và các lựa chọn phòng họp.

Vị trí là một yếu tố lớn. Địa chỉ trung tâm quận trung tâm thương mại, tòa nhà gần tuyến giao thông công cộng lớn hoặc khu vực nổi tiếng thường có giá cao hơn so với lựa chọn ở khu ngoại ô hoặc ít trung tâm hơn. Các tòa nhà mới hơn, thương hiệu mạnh hơn, thiết kế tốt hơn và tiện ích hạng cao cũng thường làm giá tăng.

Điều khoản hợp đồng cũng quan trọng. Tính linh hoạt theo kiểu tháng-tháng có thể tốn hơn so với cam kết dài hạn. Quy mô đội có thể ảnh hưởng đến giá theo nhiều cách khác nhau. Đôi khi thuê văn phòng lớn hơn sẽ giảm chi phí tính trên mỗi người, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Quy định truy cập cũng ảnh hưởng. Giá thấp hơn có thể đồng nghĩa với việc chỉ được vào các ngày trong tuần, ít giờ phòng họp được bao gồm hơn hoặc có giới hạn về khách đến thăm và việc nhận thư.

Bạn cũng nên kiểm tra thực tế những gì được bao gồm. Wi-Fi nhanh, in ấn, cà phê, dịch vụ lễ tân, văn phòng có sẵn đồ đạc, dọn dẹp, nhận thư và truy cập 24/7 không phải lúc nào cũng có sẵn trong mức giá cơ bản. Một chỗ nhìn có vẻ rẻ lúc đầu có thể cuối cùng tốn hơn do các khoản cộng thêm.

Trước khi ký bất kỳ điều gì, hãy yêu cầu một bản phân tích bằng văn bản thật đơn giản. Bạn cần biết giá cơ bản theo tháng, những gì được bao gồm, chi phí nào tính thêm, cách giá tăng được áp dụng như thế nào và điều gì xảy ra nếu bạn cần hủy hợp đồng, nâng cấp hoặc giảm quy mô.

Cũng nên hỏi liệu mức giá báo có phải là giá khuyến mãi không, kéo dài bao lâu và liệu khu vực chung hoặc phòng họp có bị đông đúc vào giờ cao điểm hay không. Với đội nhóm, hãy hỏi xem tốc độ internet, quyền mang khách đến và việc sử dụng phòng hội nghị được chia sẻ cho toàn bộ văn phòng hay bị giới hạn theo từng thành viên.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ rà soát các điều khoản phổ biến trước khi đi tham quan, hãy đọc các điều khoản hợp đồng không gian làm việc và chi phí coworking được giải thích.

Dùng cùng một bộ câu hỏi cho mọi lần đi tham quan để bạn có thể so sánh công bằng. Cách này giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc chọn nơi chỉ dựa trên mức giá được báo đầu tiên.

Khi có thể, hãy xin câu trả lời bằng văn bản. Một email tóm tắt nhanh thường đã đủ để giúp bạn so sánh chi phí theo tháng, mức độ linh hoạt của hợp đồng và thực tế những gì được bao gồm.

Mang danh sách kiểm tra này theo khi đi tham quan hoặc khi yêu cầu báo giá.

Lựa chọn rẻ nhất không phải lúc nào cũng phù hợp. Nếu bạn nhận cuộc gọi với khách suốt cả ngày, một hot desk giá thấp có thể không ổn nếu không có phòng yên tĩnh. Nếu bạn cần địa chỉ doanh nghiệp nhưng hiếm khi cần chỗ ngồi, văn phòng ảo có thể thực tế hơn việc trả tiền cho quyền truy cập đầy đủ theo thời gian dài. Nếu đội của bạn đang phát triển, thuê một văn phòng riêng có khả năng mở rộng linh hoạt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí chuyển đi về sau.

Hãy thử khớp không gian với cách bạn thực sự làm việc. Hãy nghĩ về thời gian đi lại, mức độ riêng tư, tần suất gọi điện, việc gặp khách, sự phát triển của đội và mức độ bạn cần phòng họp. Một mức giá theo tháng cao hơn một chút vẫn có thể là “đáng tiền” hơn nếu nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải quyết các vấn đề hằng ngày.

Nếu bạn muốn có một điểm bắt đầu đơn giản hơn, Flexly có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn miễn phí. Bạn cho chúng tôi biết bạn cần gì, sau đó bạn xem các không gian phù hợp và quyết định nơi bạn muốn đi tham quan và ký thông qua được ghép phù hợp.