Mở rộng đội ngũ đang phát triển trong các văn phòng linh hoạt
Văn phòng linh hoạt hoàn toàn có thể hoạt động tốt cho một đội ngũ đang phát triển, đặc biệt nếu bạn cần không gian để tuyển thêm người mà không phải ký hợp đồng thuê dài hạn kiểu truyền thống. Mấu chốt là lên kế hoạch cho việc tăng/giảm nhân sự, nhu cầu về sự riêng tư và các điều khoản hợp đồng trước khi bạn chọn không gian.
Vì sao văn phòng linh hoạt có thể giúp đội ngũ đang phát triển
Văn phòng linh hoạt cho phép bạn bổ sung bàn làm việc, chuyển sang văn phòng lớn hơn hoặc sử dụng không gian dùng chung khi đội ngũ thay đổi. Điều này hữu ích nếu kế hoạch tuyển dụng của bạn vẫn chưa ổn định, hoặc nếu bạn chưa sẵn sàng cam kết lâu dài.
Với nhiều nhóm nhỏ, lợi thế lớn nhất là tốc độ và sự linh hoạt. Thông thường bạn có thể sắp xếp và bắt đầu nhanh hơn so với thuê văn phòng truyền thống, nhưng các lựa chọn, mức giá và tình trạng sẵn có sẽ khác nhau theo từng thành phố, tòa nhà và đơn vị vận hành. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, bạn có thể được kết nối phù hợp.
Cần kiểm tra gì trước khi ký
Hãy hỏi việc dễ dàng như thế nào để mở rộng từ setup hiện tại sang một không gian lớn hơn. Một số đơn vị vận hành có thể chuyển bạn từ vài bàn sang văn phòng riêng, hoặc từ một văn phòng sang một suite (khu văn phòng) lớn hơn. Những đơn vị khác có thể chỉ có không gian hạn chế, hoặc chỉ cung cấp một số bố cục nhất định.
Bạn cũng nên xác nhận các chi tiết thực tế bằng văn bản. Hãy kiểm tra thời gian thông báo, điều khoản gia hạn, quy định cho khách đến, quyền sử dụng phòng họp, chỗ cất trữ, độ ổn định của internet và liệu đội của bạn có thể ngồi chung với nhau hay không. Hướng dẫn của chúng tôi về các điều khoản hợp đồng không gian làm việc sẽ giúp bạn nhận ra các điểm chính.
Nắm các lộ trình tăng trưởng phổ biến
Hầu hết đội ngũ không cần một setup giống nhau ở mọi giai đoạn. Một nhóm nhỏ có thể bắt đầu với bàn làm việc dùng chung (hot desks) hoặc vài bàn cố định, rồi chuyển sang văn phòng riêng khi việc tuyển dụng tiếp tục. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào mức độ thường xuyên đội của bạn đến văn phòng, bạn cần bao nhiêu sự riêng tư và liệu bạn có dự kiến tăng trưởng sớm hay không.
Nếu bạn đang cân nhắc giữa các loại không gian, hãy so sánh các điểm đổi lại trong văn phòng riêng vs bàn cố định và tìm hiểu thêm về mở rộng đội ngũ với coworking.
Mục danh sách
Trước khi cam kết, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi cơ bản về tăng trưởng này:
- Trong 3 đến 12 tháng tới, bạn kỳ vọng có bao nhiêu người, và mức độ chắc chắn của con số đó ra sao?
- Bạn có cần không gian yên tĩnh cho các cuộc gọi, bán hàng, tuyển dụng hoặc công việc với khách hàng không?
- Đơn vị vận hành có thể chuyển đội của bạn sang văn phòng lớn hơn mà không bị gián đoạn kéo dài hoặc ảnh hưởng lớn không?
- Những chi phí nào có thể thay đổi nếu bạn bổ sung nhân sự, tăng thời gian dùng phòng họp hoặc cần thêm thẻ ra vào?
Cách chọn đơn giản
Nếu đội của bạn đang phát triển nhưng vẫn chưa chắc chắn, thường nên chọn một setup cho phép bạn có chỗ để mở rộng mà không phải cam kết quá mức. Điều này có thể nghĩa là thuê/chiếm thêm một chút không gian hơn so với nhu cầu hiện tại, hoặc chọn một đơn vị vận hành có nhiều lựa chọn nâng cấp trong cùng tòa nhà.
Bạn không cần phải tự tìm hiểu một mình. Flexly là dịch vụ kết nối phù hợp miễn phí, không phải đơn vị vận hành không gian, và chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn văn phòng linh hoạt dựa trên quy mô đội ngũ, khung ngân sách và kế hoạch tăng trưởng của bạn.
Nếu đội của bạn đang phát triển, một văn phòng linh hoạt có thể cho bạn chỗ để mở rộng nhanh hơn so với hợp đồng thuê truyền thống. Chỉ cần nhớ xác nhận các lựa chọn nâng cấp, điều khoản hợp đồng và tổng chi phí bằng văn bản trước khi ký.
Luôn tham quan một không gian trực tiếp và đọc thỏa thuận trước khi bạn ký — xác nhận giá và thời gian báo trước bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể bắt đầu nhỏ và sau đó chuyển sang văn phòng lớn hơn không?
Thường là có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Một số đơn vị vận hành có thể chuyển bạn sang một văn phòng lớn hơn trong cùng tòa nhà, trong khi những đơn vị khác có thể có không gian hạn chế. Hãy hỏi các lộ trình nâng cấp thực sự có sẵn và yêu cầu thông tin này được xác nhận bằng văn bản.
Văn phòng linh hoạt có rẻ hơn cho đội ngũ đang phát triển không?
Có thể rẻ hơn, đặc biệt nếu bạn muốn tránh chi phí và mức cam kết của hợp đồng thuê truyền thống. Tuy nhiên, giá cả khác nhau rất nhiều theo từng thành phố, tòa nhà, kích thước văn phòng và các dịch vụ được bao gồm. Hãy so sánh tổng chi phí hàng tháng, không chỉ là mức giá ban đầu.
Nếu quy mô đội của tôi thay đổi nhanh thì sao?
Đó là một lý do nhiều đội ngũ chọn không gian linh hoạt. Tuy vậy, sự linh hoạt cũng có giới hạn và tình trạng sẵn có có thể thay đổi. Trước khi ký, hãy hỏi cần thời gian thông báo bao lâu để thêm hoặc giảm không gian, và có thể áp dụng các khoản phí hoặc hạn chế nào không.
Đội ngũ đang phát triển nên chọn bàn làm việc hay văn phòng riêng?
Nếu đội của bạn cần sự riêng tư, muốn ngồi cùng nhau hoặc thường xuyên nhận cuộc gọi, thì văn phòng riêng thường là lựa chọn phù hợp hơn. Nếu mức độ có mặt thưa hơn hoặc đội của bạn còn rất nhỏ, bàn làm việc có thể đủ cho giai đoạn hiện tại. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào cách đội của bạn thực sự làm việc.