Các lựa chọn không gian làm việc cho tổ chức phi lợi nhuận
Tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng không gian làm việc chung, văn phòng riêng, phòng họp và văn phòng ảo—tùy cách đội ngũ của bạn làm việc và bạn cần chi cho những gì. Lựa chọn phù hợp nhất thường phụ thuộc vào số lượng nhân sự, nhu cầu về sự riêng tư, lượng khách ghé đến, và mức độ thường xuyên bạn cần chỗ làm.
Vâng, tổ chức phi lợi nhuận có nhiều lựa chọn không gian làm việc linh hoạt
Một tổ chức phi lợi nhuận không cần phải thuê văn phòng theo kiểu truyền thống để có một nơi làm việc chuyên nghiệp. Nhiều tổ chức phi lợi nhuận chọn không gian làm việc linh hoạt vì thường dễ bắt đầu hơn, dễ thay đổi hơn và việc lập ngân sách theo tháng sẽ đơn giản hơn.
Các lựa chọn phổ biến gồm bàn làm việc dùng chung (hot desk), bàn làm việc cố định (dedicated desk), văn phòng riêng, phòng họp, và văn phòng ảo. Nếu bạn muốn xem nhanh cách không gian linh hoạt hoạt động, hãy xem không gian làm việc chung là gì hoặc được ghép phù hợp miễn phí để được hỗ trợ so sánh các lựa chọn.
Lựa chọn nào phù hợp với từng tổ chức phi lợi nhuận
Bàn làm việc dùng chung có thể phù hợp cho nhóm nhỏ đến vài ngày mỗi tuần và không cần chỗ ngồi được chỉ định. Bàn làm việc cố định phù hợp hơn nếu một hoặc hai nhân viên cần một thiết lập quen thuộc và quy trình làm việc ổn định, có tính bảo mật.
Văn phòng riêng sẽ hợp lý hơn nếu đội ngũ của bạn thường xuyên trao đổi những nội dung nhạy cảm, thông tin của nhà tài trợ, hồ sơ khách hàng hoặc thực hiện nhiều cuộc gọi điện thoại. Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn chủ yếu làm việc từ xa, văn phòng ảo có thể giúp cho địa chỉ kinh doanh và việc xử lý thư từ—nhưng bạn nên xác nhận chính xác những gì được cung cấp và liệu có phù hợp nhu cầu đăng ký của bạn hay không, tốt nhất là bằng văn bản.
Nếu nhân sự của bạn chỉ thỉnh thoảng mới tập trung gặp nhau, việc trả tiền cho không gian làm việc toàn thời gian có thể không đáng. Trong trường hợp đó, phòng họp theo nhu cầu hoặc làm việc chung bán thời gian có thể phù hợp hơn.
Những gì tổ chức phi lợi nhuận nên kiểm tra trước khi ký
Hãy tập trung vào những điều cơ bản trước. Kiểm tra sự riêng tư, ngân sách, giờ ra vào, khả dụng phòng họp, cách xử lý thư từ, độ ổn định internet, và liệu địa điểm có dễ để nhân viên, tình nguyện viên và khách ghé đến hay không.
Ngoài ra, hãy hỏi về chính sách dành cho khách, in ấn, lưu trữ và việc liệu đơn vị vận hành có cung cấp mức giá cho tổ chức phi lợi nhuận hay không. Một số nơi có, một số nơi không. Giá và ưu đãi khác nhau theo thành phố, tòa nhà và đơn vị vận hành, vì vậy hãy lấy đầy đủ điều khoản cuối cùng bằng văn bản trước khi bạn cam kết.
Một danh sách kiểm tra đơn giản sẽ giúp ích. Bạn có thể dùng checklist tiện ích của không gian làm việc để so sánh các nơi mà không bỏ sót chi tiết.
Khung chi phí thông thường
Chi phí thay đổi rất nhiều tùy thị trường và đơn vị vận hành. Như một hướng dẫn sơ bộ, bàn làm việc dùng chung thường nằm ở mức thấp hơn, bàn làm việc cố định ở mức trung gian, và văn phòng riêng tốn hơn vì cung cấp không gian khép kín cho đội ngũ của bạn và mức độ riêng tư cao hơn.
Phòng họp có thể được tính theo giờ hoặc gồm một số quyền lợi tín dụng/tháng giới hạn. Văn phòng ảo thường rẻ hơn không gian làm việc trực tiếp, nhưng các tính năng sẽ khác nhau, nhất là khi dùng cho thư từ và địa chỉ kinh doanh. Để xem phân tích chi tiết hơn, hãy xem chi phí coworking được giải thích.
Mục tiêu chính không phải là tìm lựa chọn rẻ nhất. Mục tiêu là tìm được chỗ mà tổ chức phi lợi nhuận của bạn thực sự sẽ dùng—mà không trả tiền cho những tính năng bạn không cần.
Flexly có thể giúp gì
Flexly là dịch vụ ghép phù hợp miễn phí. Chúng tôi không sở hữu và cũng không quản lý không gian làm việc, và chúng tôi không yêu cầu bạn ký hợp tác với chúng tôi. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn, hiểu rõ những điểm đánh đổi, và tìm những không gian phù hợp với đội ngũ của bạn.
Bạn có thể tham quan các không gian, đặt câu hỏi và quyết định lựa chọn nào phù hợp nhất với tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ thu hẹp danh sách, hãy bắt đầu tại đây: được ghép phù hợp.
Tổ chức phi lợi nhuận có thể chọn từ không gian làm việc chung, văn phòng riêng, phòng họp hoặc văn phòng ảo. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào sự riêng tư, lịch làm việc, quy mô đội ngũ và ngân sách; Flexly có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn miễn phí.
Luôn tham quan một không gian trực tiếp và đọc thỏa thuận trước khi bạn ký — xác nhận giá và thời gian báo trước bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng không gian làm việc chung không?
Có. Nhiều tổ chức phi lợi nhuận dùng không gian làm việc chung cho công việc hằng ngày, họp nhóm hoặc lịch làm việc kết hợp (hybrid). Đây có thể là một lựa chọn thực tế nếu bạn muốn linh hoạt mà không phải ký thuê theo kiểu truyền thống.
Văn phòng riêng có tốt hơn không gian làm việc chung mở cho tổ chức phi lợi nhuận không?
Đôi khi. Nếu đội ngũ của bạn xử lý các cuộc trò chuyện mang tính bảo mật, dữ liệu của nhà tài trợ, thông tin khách hàng hoặc thường xuyên gọi điện, văn phòng riêng có thể phù hợp hơn. Nếu công việc của bạn nhẹ nhàng hơn và linh hoạt hơn, không gian làm việc chung mở có thể là đủ.
Không gian làm việc chung có giảm giá cho tổ chức phi lợi nhuận không?
Một số nơi có, nhưng không phải nơi nào cũng có. Mức giảm, chương trình khuyến mãi và những gì được bao gồm sẽ khác nhau theo địa điểm và đơn vị vận hành, vì vậy bạn nên hỏi trực tiếp và lấy chi tiết bằng văn bản.
Tổ chức phi lợi nhuận có thể chỉ dùng phòng họp thay vì thuê không gian làm việc toàn thời gian không?
Có, trong một số trường hợp. Nếu nhân sự của bạn chủ yếu làm việc từ xa và chỉ thỉnh thoảng mới gặp nhau, việc đặt phòng họp khi cần có thể tiết kiệm chi phí hơn so với việc trả tiền cho không gian toàn thời gian.