Tìm chỗ làm việc cho người khởi nghiệp nhập cư mới tại Mỹ

Nhiều chủ doanh nghiệp khởi nghiệp là người nhập cư mới không cần ngay từ ngày đầu một văn phòng riêng đầy đủ. Bạn có thể chỉ cần một chỗ để làm việc vài ngày mỗi tuần, một địa chỉ doanh nghiệp, phòng họp cho các cuộc gọi với khách hàng, hoặc một mô hình đơn giản theo tháng–tháng (month-to-month) trong lúc bạn ổn định.

Bước khởi đầu tốt là chia nhu cầu của bạn thành ba nhóm: không gian làm việc (work space), địa chỉ doanh nghiệp (business address), và tính linh hoạt (flexibility). Hot desk phù hợp nếu bạn chủ yếu cần bàn và Wi‑Fi. Văn phòng riêng có thể hợp hơn nếu bạn cần trao đổi thông tin mật, cất giữ thiết bị, hoặc muốn một không gian yên tĩnh hơn cho một nhóm nhỏ. Văn phòng ảo có thể giúp nếu mục tiêu chính của bạn là có địa chỉ doanh nghiệp và xử lý thư từ—nhưng các quy định cụ thể để đăng ký doanh nghiệp lại khác nhau theo từng tiểu bang và theo từng cơ quan, vì vậy hãy xác nhận chi tiết trước khi dựa vào giải pháp này.

Nếu bạn chưa chắc lựa chọn nào phù hợp, hãy dùng dịch vụ hỗ trợ ghép phù hợp miễn phí của Flexly qua Get Matched. Flexly không sở hữu và không quản lý chỗ làm việc. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn để bạn có thể đi tham quan, đặt câu hỏi và chọn phương án phù hợp nhất với bạn.

Hot desk thường là cách bắt đầu rẻ nhất. Bạn dùng chung khu vực chỗ ngồi và đến khi nào cần. Cách này phù hợp với freelancer, người sáng lập làm một mình, và những người vẫn đang kiểm tra thị trường. Đổi lại là ít riêng tư hơn, ít chỗ cất trữ hơn, và đôi khi số giờ phòng họp được bao gồm ít hơn.

Bàn cố định (dedicated desk) cho bạn một bàn riêng trong phòng dùng chung. Cách này hữu ích nếu bạn muốn sự ổn định, muốn để màn hình tại chỗ, hoặc muốn tránh việc mỗi ngày lại phải tìm chỗ ngồi. Văn phòng riêng có chi phí cao hơn, nhưng mang lại nhiều quyền kiểm soát hơn, riêng tư hơn và sắp xếp rõ ràng hơn cho các buổi gặp khách hàng hoặc cho một nhóm nhỏ.

Văn phòng ảo khác với chỗ làm việc theo mô hình vật lý. Thường nó cung cấp cho bạn địa chỉ doanh nghiệp và có thể kèm theo dịch vụ xử lý thư từ, trả lời cuộc gọi, hoặc quyền truy cập phòng theo thời điểm. Trước khi ký, hãy đọc kỹ phần điều khoản nhỏ và xác nhận xem địa chỉ có thể được sử dụng đúng như bạn cần hay không. Các trang này có thể giúp bạn so sánh: Văn phòng linh hoạt là gì? và Văn phòng ảo là gì?.

Giá có sự chênh lệch rất nhiều tùy theo thành phố, khu vực, tòa nhà, nhà cung cấp và điều khoản thành viên. Tại thời điểm viết bài này, vé vào theo ngày (day passes) thường bắt đầu từ khoảng vài chục đô la/ngày, hot desk thường khoảng từ vài trăm đến tầm giữa vài trăm đô la/tháng, bàn cố định thường cao hơn hot desk, và văn phòng riêng thường bắt đầu từ vài trăm đô la trở lên mỗi tháng cho các nhóm nhỏ. Ở các khu trung tâm kinh doanh lớn, giá có thể cao hơn rất nhiều.

Đừng chỉ tập trung vào con số chi phí tháng cơ bản. Hãy hỏi những gì được bao gồm: Wi‑Fi, in ấn, tín dụng phòng họp (meeting-room credits), xử lý thư từ, quyền mời khách vào (guest access), tiền đặt cọc (deposit), phí thiết lập (setup fees), thuế, và quyền truy cập ngoài giờ làm việc (after-hours access). Một gói rẻ hơn có thể cuối cùng đắt hơn nếu bạn phải mua thêm các dịch vụ bổ sung mỗi tuần.

Để có bảng phân tích chi tiết hơn, xem chi phí coworking được giải thích. Cách an toàn nhất là yêu cầu cung cấp tất cả các khoản phí bằng văn bản trước khi bạn cam kết.

Một số nhà cung cấp chỗ làm việc dễ làm việc với bạn hơn những nơi khác. Một vài nơi có thể yêu cầu giấy tờ tùy thân (ID), tiền đặt cọc, giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp, hoặc kiểm tra điểm tín dụng cho một số hạng thành viên nhất định—đặc biệt là văn phòng riêng. Nơi khác lại linh hoạt hơn, nhất là với gói theo tháng–tháng, vé theo ngày, hoặc các gói thành viên đơn giản hơn. Chính sách thay đổi theo từng nhà cung cấp, vì vậy hãy hỏi trực tiếp thay vì cho rằng bạn sẽ bị từ chối.

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, không sao khi bạn cần làm chậm quy trình. Hãy yêu cầu gửi thỏa thuận, bảng phí và quy định của tòa nhà bằng văn bản. Nhờ nhân viên giải thích mọi điều khoản bạn chưa hiểu, đặc biệt là thời gian báo trước, tự động gia hạn, quy định về khách vào, cách xử lý thư từ, và các khoản phí nếu thanh toán trễ hoặc hủy sớm.

Bạn cũng có thể hỏi những câu ngắn gọn, trực tiếp như: “Tôi cần những giấy tờ nào để đăng ký?” và “Nếu tôi chưa có lịch sử credit ở Mỹ, các lựa chọn của bạn là gì?” Nếu một chỗ làm việc không thể giải thích rõ ràng điều khoản của họ, thì đó là thông tin hữu ích.

Dùng danh sách kiểm tra này để luôn thực tế và tránh bất ngờ. Bạn cũng có thể xem điều khoản hợp đồng chỗ làm việc trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Đi tham quan không chỉ để xem cho đẹp mắt. Đây là lúc bạn kiểm tra xem không gian đó có thực sự hỗ trợ công việc của bạn hay không. Nếu có thể, hãy đi xem trong giờ làm việc bình thường. Lắng nghe tiếng ồn, kiểm tra cách thiết lập internet, xem khu bếp và phòng vệ sinh, và quan sát cách nhân viên tương tác với các thành viên.

Hãy hỏi các câu cụ thể, không hỏi chung chung. Ví dụ, Văn phòng riêng ở đây có sẵn thường xuyên thế nào?, Trong mức giá quảng cáo thì cái gì không được bao gồm?, Xử lý thư từ hoạt động ra sao trong thực tế?, Nếu tôi cần đổi kế hoạch sau 1 hoặc 2 tháng thì sao?, và Tôi có thể xem trước thỏa thuận thành viên trước khi quyết định không?

Mang theo một danh sách ngắn các điều bạn không thể thỏa hiệp. Ví dụ: gần phương tiện giao thông công cộng, có lễ tân, có quyền truy cập buổi tối, có không gian gọi riêng, hoặc có địa chỉ nhận thư. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn trước khi đến, Flexly có thể giúp bạn thu hẹp danh sách thông qua Get Matched.

Chỗ làm việc có thể giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn, nhưng nó không giải quyết tất cả các yêu cầu pháp lý hay yêu cầu kinh doanh. Đừng cho rằng địa chỉ nhận thư, văn phòng ảo hoặc tư cách thành viên coworking tự động đáp ứng các quy định về đăng ký doanh nghiệp, giấy phép (licensing), ngân hàng, hồ sơ nhập cư (immigration filings) hoặc giấy phép địa phương (local permits). Hãy xác nhận các quy định đó với cơ quan liên quan hoặc một chuyên gia đủ năng lực.

Hãy đọc kỹ mọi tài liệu trước khi ký. Nếu một điều khoản không rõ ràng, hãy yêu cầu giải thích bằng văn bản. Lưu bản sao của thỏa thuận, hóa đơn và mọi tin nhắn giải thích về giá cả hoặc dịch vụ. Điều này quan trọng nếu sau này có bất kỳ sự nhầm lẫn nào liên quan đến thời gian báo trước, xử lý thư từ, tiền đặt cọc hoặc gia hạn.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc giữa các lựa chọn, hướng dẫn rộng hơn này về chọn một không gian coworking có thể giúp bạn so sánh tự tin hơn.