Một Startup Mở Rộng Từ Hai Bàn Lên Văn Phòng Riêng

Đây là ví dụ minh họa, dựa trên một tình huống phổ biến mà chúng tôi thường gặp. Một công ty khởi nghiệp 2 người bắt đầu với 2 bàn trong một không gian làm việc chung (coworking) vì đó là cách đơn giản nhất để rời khỏi căn hộ và bắt đầu gặp khách hàng trong một môi trường chuyên nghiệp.

Ban đầu, cách sắp xếp đó hoạt động khá tốt. Chi phí nhẹ hơn thuê một văn phòng đầy đủ, đội ngũ có Wi‑Fi ổn định, và việc bắt đầu nhanh chóng dễ dàng. Nhưng sau vài tháng, đội ngũ thuê thêm một nhà thầu, thực hiện nhiều cuộc gọi video hơn và cần một nơi yên tĩnh hơn cho các cuộc trò chuyện bán hàng và lập kế hoạch.

Điều bắt đầu như một phương án ngắn hạn phù hợp thì dần trở nên chật chội. Những người sáng lập không chắc liệu nên ở lại với bàn làm việc dùng chung, nâng cấp lên một văn phòng nhỏ hay so sánh vài lựa chọn văn phòng linh hoạt ở các tòa nhà gần đó.

Đội ngũ không cần một hợp đồng thuê dài hạn theo kiểu truyền thống. Họ cần thứ gì đó linh hoạt hơn, có chỗ để mở rộng nếu tiếp tục tuyển thêm. Sự riêng tư lúc này quan trọng hơn, nhưng họ vẫn muốn có các tiện ích dùng chung như phòng họp, cà phê, hỗ trợ lễ tân và khu vực sinh hoạt chung.

Danh sách mong muốn của họ rất thực tế. Họ muốn một văn phòng riêng cho 2 đến 4 người, quãng đường đi lại hợp lý và chi phí hằng tháng rõ ràng. Họ cũng muốn hiểu sự đánh đổi giữa việc ở lại khu coworking mở và chuyển sang văn phòng khép kín. Đây là một mốc quyết định phổ biến, và nó giúp bạn so sánh các lựa chọn với nhau từng cái một. Hãy xem văn phòng riêng so với bàn làm việc cố định nếu bạn đang cân nhắc chuyển sang hướng tương tự.

Flexly không thuê chỗ của họ trực tiếp. Chúng tôi là dịch vụ ghép miễn phí, không phải đơn vị vận hành không gian làm việc, công ty cho thuê nhà (chủ nhà) hay bên môi giới. Chúng tôi giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách lắng nghe đội ngũ thực sự cần gì, rồi ghép họ với các lựa chọn linh hoạt phù hợp với quy mô, phong cách làm việc và mục tiêu vị trí của họ.

Thay vì mất hàng giờ liên hệ từng chỗ một, công ty khởi nghiệp có được một danh sách ngắn hơn gồm những lựa chọn phù hợp để so sánh. Nhờ đó, việc xem xét kích thước văn phòng, quy định ra vào, chính sách phòng họp và điều khoản hợp đồng trước khi đi tham quan trở nên dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang ở tình huống tương tự, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí và so sánh các lựa chọn mà không cần bắt đầu từ con số 0.

Trong các buổi tham quan, đội ngũ bỏ qua phần sảnh đẹp đẽ và tập trung vào việc dùng hằng ngày. Họ kiểm tra xem văn phòng có yên tĩnh đủ để gọi điện không, kết nối internet có vẻ ổn định không và liệu có chỗ để thêm 1 hoặc 2 người nữa mà không phải chuyển đi ngay.

Họ cũng hỏi về những chi tiết chung có thể làm thay đổi chi phí hằng tháng thực tế, như số lượt/phí cho phòng họp, chi phí in ấn, chính sách đối với khách, dịch vụ hộp thư và quyền truy cập sau giờ làm việc. Các chi tiết này khác nhau tùy theo thành phố, tòa nhà và đơn vị vận hành, nên luôn cần được xác nhận bằng văn bản.

Một công cụ như bảng kiểm tra khi xem không gian làm việc có thể giúp bạn so sánh rõ ràng hơn, đặc biệt khi nhiều buổi tham quan bắt đầu bị “trộn lẫn” với nhau.

Công ty khởi nghiệp đã chọn một văn phòng riêng nhỏ nằm trong một không gian làm việc linh hoạt. Văn phòng mang lại cho họ cánh cửa có thể đóng lại, cách bố trí tốt hơn để tập trung làm việc và một nơi chuyên nghiệp hơn để tiếp khách qua điện thoại cũng như thỉnh thoảng gặp gỡ khách hàng.

Việc chuyển chỗ cũng giúp họ có lộ trình rõ ràng để mở rộng. Họ không cam kết thuê dài hạn theo kiểu truyền thống, nhưng đổi lại có nhiều sự riêng tư và cấu trúc hơn so với việc chỉ dùng hai bàn. Với đội ngũ này, đó là “điểm cân bằng” đúng giữa việc ở hoàn toàn không gian mở và thuê văn phòng theo kiểu truyền thống quá sớm.

Nếu bạn đang phát triển từ chỗ ngồi dùng chung sang một không gian riêng tư hơn, cách văn phòng riêng hoạt động là nơi tốt để bắt đầu.

Nhiều đội nhóm nhỏ cũng gặp đúng “điểm rẽ” tương tự. Bố trí dựa trên bàn làm việc dùng chung thường là bước đi hợp lý đầu tiên, nhưng có thể sẽ không còn phù hợp khi công việc thay đổi.

Nếu đội của bạn có nhiều cuộc gọi cần giữ bí mật hơn, tăng thêm nhân sự hoặc cần một không gian ổn định hơn để tiếp xúc khách hàng, thì có thể đáng để so sánh các lựa chọn văn phòng linh hoạt trước khi bố trí hiện tại bắt đầu làm chậm tiến độ của bạn.