Ứng xử trong Coworking: Những Quy Tắc Ngầm
Làm việc chung sẽ hiệu quả nhất khi mọi người cùng chia sẻ không gian với một chút ý thức. Những “quy tắc ngầm” rất đơn giản: giữ tiếng ồn ở mức thấp, tự dọn dẹp sau khi dùng xong, và tôn trọng thời gian, quyền riêng tư và không gian của người khác.
Bắt đầu từ quy tắc cơ bản
Không gian coworking là nơi làm việc chung — không phải phòng khách của bạn, không phải thư viện, và cũng không phải quán cà phê. Bạn không cần phải cứng nhắc hay quá trang trọng, nhưng bạn cần để ý cách hành động của mình ảnh hưởng đến người khác.
Nguyên tắc mặc định tốt nhất là: hãy cư xử như một người hàng xóm chu đáo. Nếu bạn không chắc điều gì là được, hãy kiểm tra “quy định của nhà” ở quầy lễ tân hoặc hỏi nhân viên. Nếu bạn vẫn đang cân nhắc các lựa chọn, được ghép phù hợp miễn phí và nhờ họ đề xuất những không gian phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Tiếng ồn, cuộc gọi và buổi họp
Hầu hết các vấn đề về ứng xử xuất phát từ âm thanh. Dùng tai nghe cho nhạc hoặc video. Giữ giọng nói ở mức thấp tại các khu vực mở. Nếu bạn thường xuyên nhận cuộc gọi, hãy tìm phòng điện thoại riêng hoặc bước vào một phòng họp.
Đừng tổ chức cuộc gọi loa ngoài kéo dài tại bàn dùng chung. Nếu công việc của bạn liên quan nhiều đến cuộc gọi với khách hàng, thì văn phòng riêng hoặc một không gian có khả năng tiếp cận phòng điện thoại riêng tốt có thể phù hợp hơn. Bạn cũng có thể xem tín dụng cho phòng họp coworking trước khi tham gia để biết những gì được bao gồm.
Không gian dùng chung vẫn thoải mái khi ai cũng dọn dẹp
Để bàn làm việc, quầy bếp và phòng họp như bạn mong muốn được tìm thấy. Bỏ rác đúng nơi, lau sạch chỗ bị đổ tràn, trả lại ghế về vị trí, và đừng để đồ đạc của bạn trải rộng ra các chỗ ngồi thêm.
Nếu bạn đặt phòng, hãy kết thúc đúng giờ. Người tiếp theo có thể đang chờ ở ngoài. Ở khu bếp, hãy dán nhãn đồ ăn nếu không gian yêu cầu, và đừng cho rằng cà phê, đồ ăn nhẹ hoặc vật dụng dùng chung là vô hạn trừ khi nhân viên nói rõ.
Tôn trọng quyền riêng tư và không gian cá nhân
Đừng nhìn qua vai của người khác, không nghe lén các cuộc gọi, và cũng đừng hỏi những câu hỏi cá nhân chỉ vì khung cảnh có vẻ thân thiện. Thân thiện là tốt. Lấn tới thì không.
Điều này cũng áp dụng cả online lẫn tại chỗ. Đừng chụp ảnh mọi người, bảng viết, hoặc màn hình máy tính nếu chưa được cho phép. Nếu bạn cần một bố trí yên tĩnh hơn hoặc riêng tư hơn, việc chọn một không gian coworking nên có các câu hỏi về cách sắp xếp, mức độ riêng tư và khu vực làm việc.
Danh sách kiểm tra nhanh về ứng xử
Nếu bạn nhớ vài thói quen, bạn sẽ tránh được hầu hết các rắc rối.
- Dùng tai nghe và giữ các cuộc gọi ngắn tại khu vực mở
- Thực hiện cuộc gọi dài hoặc họp nhóm trong phòng điện thoại hoặc phòng có thể đặt trước
- Dọn sạch bàn, chén đĩa và chỗ bị đổ tràn trước khi rời đi
- Không giữ chỗ ngồi thêm hoặc trải rộng đồ đạc trên các bàn dùng chung
- Kết thúc việc đặt phòng đúng giờ
- Hỏi trước khi mượn bộ sạc, đầu chuyển, hoặc vật dụng văn phòng
- Tôn trọng khu vực yên tĩnh, quyền riêng tư và hướng dẫn của nhân viên
Ứng xử trong coworking chủ yếu là đừng biến công việc của bạn thành vấn đề của người khác. Hãy kiểm soát tiếng ồn, tự dọn dẹp, và tôn trọng quyền riêng tư, không gian dùng chung cũng như giới hạn thời gian.
Luôn tham quan một không gian trực tiếp và đọc thỏa thuận trước khi bạn ký — xác nhận giá và thời gian báo trước bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Có lịch sự không nếu nhận cuộc gọi trong không gian coworking?
Không phải lúc nào cũng vậy. Thường các cuộc gọi ngắn và yên tĩnh là ổn ở nhiều khu vực mở, nhưng cuộc gọi dài hoặc to tiếng nên chuyển sang phòng điện thoại riêng hoặc phòng họp. Mỗi địa điểm có quy định riêng, vì vậy hãy xác nhận điều gì được phép ở nơi đó.
Tôi có thể giữ chỗ bằng cách để đồ của mình lại không?
Thường là không, đặc biệt ở các khu vực bàn dùng chung theo ca nóng (hot desk). Bàn dùng chung được thiết kế để luôn sẵn sàng cho các thành viên khác, trừ khi không gian đó rõ ràng cho phép giữ tạm thời. Nếu bạn cần đúng một chỗ mỗi ngày, bạn có thể cân nhắc bàn cố định.
Tôi nên làm gì nếu thành viên khác quá ồn?
Hãy bắt đầu một cách lịch sự nếu thấy thoải mái—một câu nhắc nhở thân thiện ngắn thường sẽ giải quyết. Nếu không được, hãy báo cho quầy lễ tân hoặc nhân viên phụ trách cộng đồng thay vì tranh cãi. Họ ở đó để giúp thực thi các quy định của không gian.
Có ổn không nếu tôi kết nối/có network với những người tôi gặp ở đó?
Có, nhưng hãy đọc tình huống. Chào hỏi nhanh là được, nhưng đừng làm gián đoạn người đang rõ ràng tập trung hoặc đang gấp deadline. Ứng xử tốt trong coworking là thân thiện mà không gây áp lực khiến người khác phải nói chuyện.